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Interview mit Herrn Fischbach, Pflegedienstleiter Diakonie Friedrichsdorf, Februar 2010
BoS&S: Sehr geehrter Herr Fischbach, Sie haben vor etwa einem Jahr zu BOS&S gewechselt. Warum kam der Wechsel zustande? Welche Anforderungen konnte Ihr alter Anbieter nicht mehr erfüllen?
Fischbach: Die alte Software, die wir bis April 2009 genutzt haben, konnte die von mir identifizierten Schlüsselprozesse nicht wiedergeben und war daher als Steuerungsinstrument nur sehr eingeschränkt zu gebrauchen. Mit dem alten Anbieter über neue Lösungen zu sprechen war nicht möglich. Damit wurde klar, dass es nicht möglich sein wird, mit der alten Software meine betriebswirtschaftlichen Prozesse zu steuern.
BoS&S: Um welche Prozesse handelt es sich hierbei?
Fischbach: Dazu gehört in erster Linie das Controlling, d.h. den täglichen Soll-Ist-Abgleich zu führen, auszuwerten, welche quantitativen und qualitativen Pflegen ich geplant habe und welche Pflegen tatsächlich realisiert wurden. Ein weiterer wichtiger Prozess ist das Verordnungsmanagement. Hierbei geht es vor allem darum, Verordnungen so frühzeitig zu beantragen, dass eine lückenlose Pflege organisiert werden kann. Wichtig ist auch, dass die erfassten Daten ineinandergreifen können. Ineinandergreifen heißt hier, dass verschiedene Daten im Rahmen der Zeiterfassung bereits vorhanden sind. Das alte Programm konnte diese Daten außer für die Rechnungslegung nicht weiter verwenden. Mit der Einführung der BOS&S-Software war die Führung manueller Zeitnachweise vorbei. Eine Dateneingabe in zusätzliche Excellisten ist nicht mehr erforderlich und auch manuelle Analysen zu zuschlagspflichtigen Zeiten, wie Feiertage, Sonntage und Nachtstunden fallen weg. Mit der neuen Software sind sowohl Dienst- als auch Tourenplanung, die ja in der ambulanten Pflege unmittelbar miteinander verknüpft sind , endlich möglich.
BoS&S: Welche Module haben Sie von BOS&S bezogen?
Fischbach: Alle, wir haben das Komplettpaket genommen. Rückblickend kann ich sagen, dass wir von BOS&S sehr gut betreut wurden. Das lag sicherlich auch daran, dass wir gemeinsam mit weiteren Stationen Pilotprojekt waren. Das ist sicherlich nicht immer der Standard.
BoS&S: Sie betonen die Optimierung von Schlüsselprozessen. Gibt es für Sie messbare Effekte nach der Einführung der BOS&S-Software?
Fischbach: Ja, ganz erhebliche sogar. Die Umsatzzahlen sind deutlich gestiegen. In den ersten 6 bis 7 Monaten seit Einführung der Software im Mai 2009 betrugen die Mehreinnahmen 35 bis 40%. Das ist sehr erheblich, zumal im gleichen Zeitraum die benötigte Arbeitszeit gesunken ist. Das heißt, dass in diesem Zeitraum bei weniger Arbeitszeit mehr umgesetzt und geleistet wurde.
BoS&S: Wie ist das Feedback der Mitarbeiter? Wie kommen diese z.B. mit der neuen mobilen Komponente klar?
Fischbach: Die Mitarbeiter waren am Anfang sehr skeptisch und fühlten sich über Gebühr kontrolliert. Sie haben je nach Beschäftigungsvolumen unterschiedlich reagiert. Mitarbeiter mit geringerem Zeitvolumen neigen nach meiner Beobachtung dazu effektiver zu arbeiten als die mit einem hohen Zeitkontigent. Das ist durchaus verständlich. Ein Vollbeschäftigter hat bei nachlassender Auftragslage mehr Zeit für den einzelnen Auftrag, als ein Mitarbeiter, dessen Arbeitszeit sich nach der Auftragslage bemisst. Mit dieser Software kann ich viel besser einschätzen, ob ich mit dem zur Verfügung stehenden Personal die jeweils vorhandene Nachfrage befriedigen kann. Auch die Effizienz- und Auslastungssteigerung war wirklich enorm. Wir haben allein im ersten Anwendungsjahr rund 2.000 Mehrarbeitsstunden abbauen können. In Einzelgesprächen wurden die Auslastungsprobleme erörtert und den wenigen Mitarbeitern, die nicht voll ausgelastet werden konnten, angeboten, die Arbeitszeit entsprechend zu korrigieren. Im Ergebnis hat dann eine Mitarbeiterin zum Ende des vergangenen Jahres gekündigt. Eine andere Mitarbeiterin, die weiter aus persönlichen Gründen voll arbeiten musste, hat zusätzliche Leistungen übernommen.
BoS&S: Sie setzen die BOS&S-Software nun seit einem Dreivierteljahr ein. Was wünschen Sie sich hinsichtlich einer Weiterentwicklung?
Fischbach: Schön wäre die Entwicklung einer weitestgehend automatisierten Hilfestellung im Bereich der Pflegeplanung. Sie sollte anhand bestehender Programmdaten und deren Ergänzung helfen, Pflegepläne zu generieren, die ausgedruckt als Teil der Pflegedokumentation verwendet werden könnten. Wünschenswert wäre auch eine Weiterentwicklung der statistischen Auswertungen. Hier gibt es schon vielfältige Möglichkeiten, die für den Anwender einfacher gestaltet werden könnten. Per Knopfdruck quasi ein Angebot von 20 Grafiken zu erhalten, die wichtige Controllingfragen befriedigen können- das wäre eine echte Erleichterung.
BoS&S: Und wie reagiert BOS&S auf derartige Anregungen?
Fischbach: Sehr positiv! Ich bin ohnehin sehr zufrieden mit der Kommunikation. Mir gefällt vor allem auch, dass die BOS&S-Mitarbeiter durch die Bank bereit sind Kritik anzunehmen, diese als Idee aufzugreifen und in Form von Dienstleistungen oder Produktverbesserungen umzusetzen.
BoS&S: Bei aller guten Zusammenarbeit- bei derart komplexen Programmen treten natürlich auch Probleme auf, dann ist der Support der erste Ansprechpartner. Welche Erfahrungen haben Sie mit dem BOS&S-Support gemacht?
Fischbach: Der Stil der Zusammenarbeit, hat sich seit je her gut etabliert. Auch mit dem Support bin ich hoch zufrieden.
BoS&S: Mit Blick auf die Pflegebranche: Welche grundsätzlichen Punkte sollte ein Pflegedienst beachten, wenn es darum geht a) eine Software zu suchen und b) diese einzuführen?
Fischbach: Ein solches Programm muss unbedingt einen Soll-Ist-Abgleich als Instrument zur Überwachung der zentralen Arbeitsprozesse möglich machen. Diese Arbeitsprozesse müssen aus meiner Sicht erkennbar und steuerbar sein und gezielte Nachfragen und Interaktion mit den Mitarbeitern erlauben. Diese Möglichkeiten bestehen seit der Programmeinführung zunehmend. Auch wenn die häufigen Nachfragen anfänglich als unangenehm erlebt wurden, weil diese auch Rechtfertigungsdruck erzeugten, haben die positiven Auswirkungen auf die Arbeitsprozesse nach und nach zu mehr Verständnis geführt. Weiterhin ist es wichtig bei Einführung einer neuen Software Zeit und Aufwand zu investieren, um alle Funktionen eines derartig komplexen Produktes nutzen zu können. Der größte Fehler besteht darin, aus Kostengründen oder anderen Überlegungen nur eine Grundschulung zu etablieren. Das kann sich nach meiner Auffassung rächen.
BoS&S: Sie sind Kenner in der Pflegebranche. Wie sehen Sie die Nutzung moderner Pflegesoftware in den ambulanten Pflegediensten?
Fischbach: Leider wird moderne und komplexe Software oft nur als pure Abrechnungssoftware eingesetzt. Nur wenige Pflegedienste nutzen Software in allen Anwendungen, um Prozesse wie Dienstplanung, Tourenplanung, Abrechnung von Arbeitszeiten, Planung von Pflegeleistungen oder den Fahrzeugeinsatz zu steuern. Im Grunde wird die Software, unabhängig vom Anbieter, nur eingeschränkt verwendet.
BoS&S: Woher kommt das Ihrer Meinung nach, obwohl ausreichend Belege existieren, dass die komplexe Softwarenutzung erhebliche Effekte bringt?
Fischbach: Das kann ich mir auch nicht erklären. Eine Ursache können mangelnde Kenntnisse und Erfahrungen in Betriebswirtschaft und EDV sein. Zum Teil mag es aber auch daran liegen, dass es den Herstellern und Anbietern derartiger Softwareprodukte noch nicht so richtig gelingt klarzumachen, worin denn die Vorteile und Stärken liegen, also auch ein Kommunikationsproblem. Darüber hinaus sicherlich auch eine Frage der Zeit , die man sich nimmt, um ein derartiges Programm wirklich kennenzulernen. Vielleicht sollten die Hersteller auch versuchen, die vielen Programmfunktionen anwenderfreundlicher zu gestalten.
BoS&S: Herr Fischbach, vielen Dank für Ihre Zeit und Geduld für dieses Interview. Auch dass Sie uns die tiefen Einblicke in Ihre praktischen Erfahrungen mit BoS&S in Ihrer Einrichtung gegeben haben. Ihnen viel Erfolg in der Pflege und auf gute Zusammenarbeit bei den vielen spannenden Themen, die uns in Zukunft erwarten.